威尼斯5994档案管理办法（2021年修订）

威尼斯5994档案管理办法（2021年修订）

西交院〔2021〕63 号

第一章 总 则

第一条 为了更好地贯彻落实国家有关档案工作的法规政策及规定，规范威尼斯5994校档

案管理工作，根据《中华人民共和国档案法》《机关档案工作业务建设规范》《普通 高校档案管理办法》和《高等学校档案实施分类办法》，结合威尼斯5994校实际，制定本办法。

第二条 学校档案是指建校以来在教学、科研、管理及其它各项活动中，直接形

成的具有保存价值的文字、图表、声像等各种文件材料。

第三条 学校档案是学校建设与发展的真实记录，是重要的信息资源和历史凭证。

学校各单位应高度重视档案工作，加强对档案工作的领导和管理，自觉协校助档案室做好档案的归档保存工作，确保学校档案工作依法有序开展。全校所有教职员工都有立卷、移交、保护和利用档案的权利与义务。

第四条 学校档案由校档案室集中统一管理，确保完整、准确、系统和安全，便

于开发利用。

 

第二章 档案管理机构设置及工作职责

 

第五条 学校档案工作接受上级教育行政管理部门和国家各级档案行政管理机

构的监督、检查和指导。

第六条 学校成立档案管理委员会，分管校领导任主任，领导学校档案工作。档

案管理委员会下设办公室，办公室主任由学校档案室主任兼任。学校设立档案室，

归属党政办公室管理；校属各单位设立档案分室，由单位管理。

第七条 校属各单位由一名负责人分管本单位档案工作，配备一名兼职档案管理

员。

第八条 各单位分管档案工作的领导职责：

一、领导督促本部门教职员工执行学校档案工作规章制度，把档案工作纳入单位的职责范围。

二、为档案工作人员提高政治业务素质创造条件，切实帮助兼职档案员解决工作中的实际困难。

三、检查本单位档案材料的形成、积累、整理和立卷工作，保证案卷质量和档案材料及时归档。

四、负责本单位档案材料的安全和保密工作。

第九条 各单位及各档案分室兼职档案员岗位职责：

一、坚持平时立卷，根据本单位不同种类文件材料形成特征，制定案卷类目，

整理分类存放，便于利用和立卷归档。

二、负责本单位文件材料的积累、保管、整理和立卷归档工作，保证归档材料完整、准确、系统。

三、接受校档案室的督促检查，对归档案卷要组卷合理，编页号准确，案卷内目录填写清楚，案卷标题简明扼要。

四、编制所藏档案的检索工具，做好案卷的统计工作，移交档案室的案卷要与案卷目录相符，按照档案室规定的时间一并移交。

五、确保文件材料的安全和保密工作。

第十条 学校档案室作为学校档案管理委员会的职能办公室，主要职责是：

一、贯彻执行国家有关档案工作的法律法规和方针政策，制订学校档案工作的规章制度，并督促各单位贯彻落实。

二、负责接收（征集）、整理、规范、分类、鉴定、保管、统计全校各类档案及有关资料，指导各单位做好立卷归档工作。

三、提供档案利用服务。

四、按照学校的整体规划，逐步完成数字档案室建设。

五、开展档案员业务培训。

六、针对超过保管期限的档案，及时向上级领导提出鉴定和销毁初步意见。

七、按照档案库房管理规定，保持室内卫生、干净整洁。

 

第三章 文件材料及立卷归档制度

 

第十一条 各单位对文件材料应按内容、时间、重要程度形成立卷。

第十二条 文件材料归档的要求：

一、归档的党、政文件材料必须对学校和社会当前与长远具有参考作用、凭证作用和研究价值。

二、归档的党、政文件材料必须反映学校党、政部门工作活动的全过程，保证完整性、准确性、系统性。

三、归档的重点，以学校综合性文件材料为主；其次是上级和其它单位发来的文、电及函件，上级来文中应以针对学校的指导性、指令性文件为主。

四、归档的主要内容包括党群、行政、学生、教学、科研、基建、产品生产、

仪器设备、出版物、外事、财会、声像等。声像档案根据其载体性质、幅面尺寸以及特殊要求，按载体类型分别单独存放，按相应档案类别管理。

五、归档的文件材料，应格式统一，手稿字迹工整、图像清晰，签字手续完备，装订整齐美观，符合规范和标准要求。

六、各单位工作人员因公外出开会、学习所获得的文件材料，各级领导代表学校签订的合约、颁发的证书以及书信来往，由其职能部门整理归档。

七、凡归档的文件材料必须是原件，都属国家的公有财产，是维护学校经济利益、合法权益和历史真实面貌的重要依据，任何部门和个人均不得据为己有。

第十三条 归档时间和手续：

一、党、政、工、团的文件材料，应按年度归档，每年的 3 月底前将上年的文件材料归档。

二、教学文件材料按学年归档，一学年归档一次。每年的 12 月底前将上学年的教学文件材料归档。

三、科研、基建项目和专题性、成套性档案，对于周期较长的项目，可按阶段分批归档，周期短的项目可在文件材料全部形成后三个月内一次性归档。

四、财会档案(帐薄、凭证、报表)隔年移交或由部门档案分室存管。

五、接收档案必须填写移交清册，写明案卷标题、卷内文件件数、页数、案卷质量、移交时间，交接双方要签名盖章。

第十四条 文件材料的归档份数：

一、各类文件材料一般归档一式一份。

二、重要的和利用频繁的文件材料可一式两份或适当增加其归档份数。

三、学校档案室应对文件材料的形成、积累、整理和归档工作进行指导、监督和检查。

第十五条 不归档文件材料：

一、上级机关普发供参阅，即不办理的文件材料。

二、上级机关发来供参考的抄件。

三、重发文件。

四、无查考利用价值的事务性、临时性文件、通知等。

五、未经会议讨论，未经学校领导审阅、签发的未生效的文件、电报手稿，一般性文件的历次修改稿。

六、学校内部互相抄送的文件、材料，不作为公文办理的行文、介绍信等。

 

第四章 档案管理

 

第十六条 各单位要建立健全档案工作的检查、考核与评估制度，定期布置、检

查、总结、验收档案正作，明确岗位职责，强化责任意识，提高档案管理水平。

第十七条 各单位应当对纸质档案材料和电子档案材料同步归档。学校档案分为

党群、行政、教学、科研、基本建设、仪器设备、出版、外事、财会等门类。归档的档案材料包括纸质、电子、照(胶)片、录像(录音)带等各种载体。

第十八条 学校实行档案材料形成单位立卷的归档制度。各单位兼职档案员应当

按照纸质文件材料和电子文件材料的自然形成规律，对文件材料系统整理组卷，编制页号或者件号；制作卷内目录，由分管档案工作的负责人对本单位立卷归档文件是否真实准确和齐全完整进行审核后，向学校档案室移交。干部档案、人事档案、财务档案可由相关单位建立档案分室存管。

第十九条 档案用房要“三室”(办公室、库房、阅览室)分开。档案库房要力求

符合国家关于档案保管用房的各项标准，有防盗、防火、防虫、防鼠、防光、防磁、防潮防尘、防高温等安全设施和应急措施；定期检查档案保管状况，遇到特殊情况，应当立即向分管校领导报告，及时处理。

第二十条 学校有计划地为档案部门配置复印、录音、照相、录像等设备，逐步

实现计算机管理与档案电子化。

第二十一条 档案室遵照档案统计制度，对档案的收进、移交、保管、利用等情

况进行统计，并按照规定向上级报送档案工作基本情况统计表。

 

第五章 档案借阅和利用

第二十二条 学校档案室要严格执行国家、学校保密制度，按照国家有关规定公

布档案，未经学校授权，其他任何组织或者个人无权公布学校档案。

属下列情况之一者，不对外公布：

一、涉及国家秘密的；

二、涉及专利或者技术秘密的；

三、涉及个人隐私的；

四、档案形成单位规定限制利用的。

第二十三条 档案免费为全校教职工提供借阅服务。借阅人借阅档案要填写借阅

登记表或借阅审批表；查阅各部门档案及行政工作方面的保密档案，需经学校办公室主任签批。

第二十四条 凡持有合法证明的单位或者持有合法身份证明的个人，在表明利用

档案的目的和范围并履行相关登记手续后，均可以利用已公布的档案。境外组织或者个人利用档案的，按照国家有关规定办理。

第二十五条 档案材料原件一般不得带出档案室。确需借出者，须经分管校领导

审查批准。

第二十六条 借阅档案应按期归还，如需延长时间应补办续借手续。

第二十七条 对借出的档案要妥善保管，不得私自拆毁、涂改和展览，不得将档

案转借他人。

第二十八条 如需复印档案应作登记，重要的须经学校办公室主任批准。

第二十九条 档案在借阅期间发生的一切问题，均由借阅人负责。

第三十条 借阅期间发生丢失、拆毁、涂改和违反规定现象的，按有关规定处理。

第三十一条 学校人事档案不属于开放范围，一般不得借阅，确需借阅应按规定

办理有关手续，并在规定期限内完好无损地归还。

第三十二条 学校档案室根据档案管理规定，适时提出需鉴定、销毁档案的明细

方案，及时交学校档案管理委员会审核。需鉴定和销毁的档案按照规定程序办理。

 

第六章 电子档案的归档

 

第三十三条 电子档案的归档原则：

一、对电子文件的形成、积累、鉴定、归档及电子档案的保管实行全过程管理，确保电子文件形成信息的真实性、安全性、完整性和可利用性。

二、归档电子文件同时存在相应的纸质或其他载体的形式文件时，应在内容、

相关说明及描述上保持一致。

三、具有保存价值的电子文件，必须生成纸质文件等硬拷贝。进行归档时，必须将电子文件与相应的纸质文件等与拷贝一并归档。保存与纸质文件等内容相同的电子文件时，要与纸质等文件之间，相互建立准确、可靠的标识关系。

第三十四条 电子档案的归档标准：

一、电子文件的归档范围参照本规定纸质和上级有关文件规定执行。

二、在进行电子文件归档工作时，应按其基本技术条件进行检测。

三、电子文件在归档前，应参照国家关于文件的现行有关规定进行相应的鉴定，鉴定结果要在电子文件的机读目录上制作相应的标识。

第三十五条 电子档案的保管条件：

一、归档的电子文件资料应制作成有标识的数据集，拷贝至耐久性的载体上，

至少一式两套，一套封存保管，一套供查阅使用。

二、电子档案的封存载体不外借，利用时可使用备份件。

 

第七章 经费、库房和设备

 

第三十六条 档案工作所需经费，列入学校预算统筹解决。

第三十七条 档案库房和业务用房，应符合国家《档案馆建筑设计规范》，配备

防火、防盗、防潮、防虫、防尘、防光、防高温、防有害气体等设施，档案库房管理要做到：

一、档案橱架要排列整齐。

二、严禁在库房内吸烟。

三、室内定期打扫卫生，保持清洁。

第三十八条 档案设备管理：

一、档案室所有设备应有专人负责管理，定期维护，严格执行学校设备管理规定。

二、档案室设备不得外借和个人私用。

 

第八章 奖励与处罚

 

第三十九条 对在档案工作中做出下列贡献的单位或个人，学校给予表彰与奖励：

一、在档案的收集、整理、提供利用工作中做出显著成绩的；

二、在档案的保护和现代化管理工作中做出显著成绩的；

三、在档案学研究及档案史料研究工作中做出重要贡献的；

四、将重要的或者珍贵的档案捐赠给学校档案馆的；

五、同违反档案法律法规的行为作斗争，表现突出的。

第四十条 依照本规定应移交档案馆保管的各类档案资料，学校各单位和个人应

无条件立卷归档上交，无正当理由拒绝上交的单位或个人，档案管理委员会给予通报批评或处罚。

第四十一条 有下列行为之一的，学校对直接负责人和直接责任人依法给予处分，

构成犯罪的由司法机关依法追究刑事责任：

一、玩忽职守，造成档案损坏、丢失或者擅自销毁档案的；

二、违反保密规定，擅自提供、抄录、公布档案的；

三、涂改、伪造档案的；

四、擅自出卖、赠送、交换档案的；

五、不按规定归档，拒绝归档或者将档案据为己有的；

六、其他违反档案法律法规的行为。

 

第九章 附则

 

第四十二条 本办法适用于全校各级各类档案管理工作。

第四十三条 本办法具体条款由威尼斯5994档案室负责解释。

第四十四条 本办法自文件下发之日起执行，原有办法同时废止。